Sommaire
Comme nous l’avons clairement énuméré dans le thème 2 sur les fonctions importantes en entreprise, le service Administratif lui aussi joue un rôle central dans toutes les organisations.
C’est le centre pilote de l’entreprise !
Autrement dit, c’est lui qui assure le bon fonctionnement général des activités de l’entreprise.
La fonction administrative assure la direction générale. Cela signifie que c’est sur elle que repose en grande partie la réussite de l’entreprise.
Comme on le dit souvent : administrer, c’est à la fois prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler.
Donc le service administratif repose sur ses éléments super importants :
- Prévoir
- Organiser
- Commander
- Coordonner
- Contrôler
1° Prévoir
Les dirigeants doivent être ceux-là qui montrent le chemin à suivre. Ce sont eux qui doivent transmettre la vision globale des objectifs de l’entreprise. Donc, la prévision porte sur les buts et sur les moyens pour les atteindre. Elle suppose l’étude de la conjoncture et l’analyse des résultats et des ressources internes et externes de l’entreprise.
2° Organiser
Organiser pour être plus efficace est tout aussi important que prévoir. L’entreprise en manière générale devrait bien être organisée pour facilité l’atteinte des objectifs. Les dirigeants doivent pourvoir mettra en œuvre les moyens humains, matériels et financiers de manière optimale. C’est-à-dire permettant d’obtenir le maximum de production avec le moindre coût. L’organisation relève donc des connaissances psychologiques, scientifiques et financières qu’ils doivent se doter.
3° Commander
Commander ne doit pas être perçu ici comme une dictature. Il est question de mettre en action les moyens dont dispose l’entreprise lui permettant de :
- Donner des directives ;
- Prendre des décisions ;
- S’assurer de leur exécution.
Il est bon de noter que des connaissances en psychologiques humains ( l’art de savoir faire-faire) seront bénéfiques pour les dirigeants.
4° Coordonner
C’est bien de commander et organiser le travail, mais c’est encore mieux, pour une plus grande efficience de savoir le coordonner.
Maintenir l’unité dans l’action et harmoniser les fonctions de chaque secteur des responsables est une tâche qui incombe à l’administration. Il doit à travers des sous-chefs, veiller à ce que tout se passe conformément aux directives données.
5° Contrôler
Vérifier si les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus concordent avec les attentes (les objectifs de l’entreprise) est une également une tâche qui revient aux administrateurs.
Le contrôle permet en gros de faire le point entre les ordres donnés et les objectifs fixés à atteindre.
Dans certaines structures, le service administratif fait bien plus que ce que nous pouvons présenter dans cet article. Néanmoins, vous devez toujours faire appel aux hommes de métier ( les professionnels du domaine) pour avoir bien plus d’outils à votre disposition.
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