Comment se lancer dans l’événementiel en afrique avec un petit budget

Aux premiers abords, se lancer dans l’événementiel en Afrique ou ailleurs peut sembler réservé à ceux qui disposent de gros moyens. Pourtant, avec de la méthode, de la créativité et de bonnes compétences relationnelles, il est tout à fait possible de démarrer dans ce domaine avec un petit budget. 

Que ce soit en Côte d’ivoire, au Cameroun, en Madagascar, au Maroc, l’événementiel est un secteur porteur en Afrique. Notamment pour les cérémonies de mariage, les fêtes d’entreprise, les baptêmes et les séminaires. Dans les grandes villes comme les zones secondaires, la demande ne cesse d’augmenter.

Dans cet article, nous allons vous expliquer les étapes essentielles pour démarrer une activité dans l’organisation d’événements, comment contourner les gros investissements initiaux, le matériel minimum à avoir, ainsi que des stratégies concrètes pour rentabiliser votre activité dès les premiers contrats.

Si vous prêt(e), commençons avec les compétences nécessaires pour se lancer dans l’événementiel en Afrique principalement. 

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Les compétences nécessaires pour travailler dans l’événementiel

L’événementiel est avant tout un métier de passion, de rigueur et de gestion. C’est bien de le savoir dès le départ, car vous allez devoir rendre unique les moments importants de vos clients. Voici les compétences clés à maîtriser pour mener à bien cette mission :

• L’organisation et le sens du détail : vous devrez coordonner différents prestataires et respecter les délais. Cela ne s’improvise pas, vous devez tout planifier au détail prêt à l’avance. Pour aller plus loin, voici une article sur le sujet qui va vous aider à mieux vous organiser : Comment s’organiser dans son Travail : Guide pratique pour entrepreneurs
  
• La créativité : chaque événement doit marquer les esprits, surtout les mariages. Ce sont des moments uniques et les personnes veulent que se soit mémorable. Donc c’est à vous de faire preuve de créativité pour que chaque événement soit spécial.
  
• Un savoir en communication : C’est la base de tout business qui veut réussir. Il faut savoir convaincre des clients et négocier avec des partenaires. Si non, vous allez vous faire avoir ou passer à côté de plusieurs opportunités.
  
• La capacité à gérer le stress : des imprévus surgissent souvent, il faut savoir garder la tête froide.
  

Bon à savoir : Un certificat en événementiel ou en communication peut rassurer vos premiers clients, mais l’expérience pratique reste votre meilleure carte de visite. Tâchez de bien faire vos marques dès les premiers événements. Au besoin, n’hésitez pas à aller faire du bénévolat ou des stages non payés.

Matériel de base pour se lancer dans l’événementiel

Voici le matériel que vous pouvez louer ou sous-traiter au début. Comme nous l’avions dit plus haut, pas besoin de les acheter au début :

Mobilier et déco :

• Tables, chaises, nappes
  
• Tentures, fleurs, rideaux décoratifs
  

Sonorisation :

• Haut-parleurs, micros
  
• Éclairage basique (spots LED)
  

Outils de gestion :

• Carnet de commandes
  
• Application de gestion de planning (Trello, Notion)

Comment démarrer avec un petit budget ?

C’est le nerf de la guerre, le budget de démarrage. D’emblé, pas forcément besoin de louer un bureau ni d’acheter tous les équipements d’un coup. Allez-y doucement ! 

Voici quelques astuces pour réduire les coûts au démarrage :

Stratégies pour commencer avec un petit budget 

• Se concentrer sur une niche : Au lieu de proposer tous types d’événements, spécialisez-vous dans le wedding-planner : organisation de mariages et d’événements familiaux (baptêmes, aniversaire…) ou dans l’organisation des séminaires pour PME, et particuliers par exemple.
• Être un « coordinateur » plutôt qu’un « agence complète » au début : Mettez l’accent sur la planification, l’organisation et la coordination, en sous-traitant la plupart des services (traiteur, décoration élaborée, sonorisation, etc.) à des prestataires externes. Vous agissez comme un intermédiaire et prenez une commission.
• Développer un réseau solide de partenaires fiables : Travaillez avec des traiteurs, des décorateurs, des photographes, etc., qui sont disposés à collaborer et à proposer des tarifs compétitifs pour vos clients.
• Utiliser au maximum les outils gratuits ou à faible coût : Les réseaux sociaux pour le marketing, les plateformes de communication gratuites comme Notion pour la gestion de projet sont autant d’outils que vous pouvez utiliser au début. 
• Miser sur le bouche-à-oreille et la satisfaction client : On ne le dira jamais assez, un client satisfait est votre meilleure publicité. Arrangez-vous à satisfaire vos premiers clients même si vous n’êtes pas rentable au début.
• Être créatif et débrouillard : Pour la décoration de base, explorez les options de location abordables ou les solutions DIY (faites-le vous-même) esthétiques et économiques.
• Travailler depuis chez vous au début : Cela permet d’économiser sur les frais de location d’un bureau et des meubles que vous n’avez forcément pas besoin au lancement de votre service d’événementiel. 

Quel budget pour se lancer dans l’événementiel en Afrique à petite échelle ?

Se lancer dans l’événementiel avec un petit budget est tout à fait possible, en se concentrant sur des services spécifiques et en optimisant les coûts comme nous vous avions montré ci-dessus. 

Sur cette base, le budget minimum estimatif pour démarrer une petite entreprise d’événementiel axée sur les mariages et les séminaires peut-être compris entre 500 000 et 2 000 000 de francs CFA.

Ce budget initial peut varier en fonction du pays, mais se concentrera sur l’essentiel pour vous permettre de commencer à opérer et de générer vos premiers revenus. 

Néanmoins, voici les principaux postes de dépenses initiaux :

• Enregistrement de l’entreprise et formalités administratives : Frais d’immatriculation, licences (si nécessaire une entreprise individuelle ou un ETS est largement suffisant).
• Création d’une identité visuelle de base : Logo simple, cartes de visite.
• Création d’une présence en ligne minimale : Page Facebook professionnelle, profil Instagram (gratuits mais nécessitent du temps). Un site web basique peut être envisagé plus tard.
• Matériel de base :
  • Un ordinateur portable ou une tablette.
  • Un téléphone portable avec un bon forfait internet.
  • Quelques outils de présentation (chemises, bloc-notes…).
• Frais de déplacement initiaux : Pour rencontrer les clients, visiter les lieux.
• Petit budget marketing initial : Flyers simples à distribuer, publicité ciblée sur les réseaux sociaux avec un petit budget.
• Frais de réseautage : Participation à quelques événements pour rencontrer des partenaires potentiels.
• Éventuellement, location ponctuelle de petit matériel : Si vous proposez de la décoration de base, quelques nappes, housses de chaises simples peuvent être louées au besoin pour les premiers événements.
• Fonds de roulement : Pour couvrir les dépenses courantes avant de percevoir les premiers paiements clients.

Développement Futur :

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et génère des revenus, vous pourrez réinvestir dans le matériels cité un peu plus haut notamment : 

• Du matériel propre (décoration, sonorisation de base).
• Un bureau physique.
• Un site web professionnel.
• Des campagnes marketing plus importantes.
• L’embauche de personnel.
  

Comment gagner de l’argent avec une activité événementielle ?

Vous pouvez générer des revenus de plusieurs façons :

• Organisation complète d’événements (formule « clé en main » ou vous faites tout)
  
• Coordination uniquement le jour J
  
• Location de matériel de décoration (une fois que vous avez réinvesti)
  
• Vente d’accessoires événementiels (ballons, cadeaux invités)
  
• Formation de jeunes organisateurs débutants (plus tard)
  

Quelques erreurs à éviter au démarrage

• Vouloir tout faire seul : déléguez dès que possible
  
• Ne pas signer de contrat : sécurisez vos prestations
  
• Mal évaluer le temps nécessaire pour chaque événement
  
• S’endetter pour acheter du matériel non rentable à court terme
  

Quelle rentabilité espérer ?

Un événement peut vous rapporter entre 50 000 et plusieurs millions FCFA de bénéfices nets, selon l’ampleur et la formule choisie. En démarrant doucement, vous pouvez viser 2 à 4 événements par mois pour générer un revenu mensuel stable de 150 000 à 500 000 FCFA, avec une marge de progression rapide si votre réputation se construit.

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Conclusion

Se lancer dans l’événementiel en Afrique avec un petit budget est tout à fait faisable, surtout si vous misez sur votre réseau, votre créativité et la qualité de vos services. Ce secteur vous permet d’évoluer rapidement en capitalisant sur la satisfaction client et les recommandations. N’oubliez pas que le professionnalisme perçu est aussi important que le matériel utilisé. Avec rigueur et vision, vous pouvez bâtir un véritable empire événementiel à partir de très peu.